Hinweisgeberschutz: Stellung und Tätigkeit als interner Meldestellenbeauftragter
Compliance-Verstöße können sehr erhebliche Sanktionen und Schadensersatzforderungen nach sich ziehen. Durch einen bei Ihrem Hinweisgebersystem eingehenden Hinweis über einen solchen Compliance-Verstoß oder ein Compliance-Risiko können sie diesem wirksam entgegentreten. Rechtsverstöße können unterbunden und Compliance-Risiken durch entsprechende Gegenmaßnahmen minimiert werden.
Die Bedeutung eines solchen Hinweisgebersystems wird dadurch hervorgehoben, dass Whistleblower/ Hinwesigeber seit dem 17. Dezember 2021 aufgrund einer EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden von ihrem Arbeitgeber besonders zu schützen sind.
Durch ein Compliance-Hinweisgebersystem, auch Whistleblower-Hotline genannt, schützen Sie somit den Unternehmenswert, die Reputation und die Integrität Ihres Unternehmens. Durch unser professionelles Prozessmanagement und spezialisiertes juristisches Knowhow stellen wir sicher, dass Sie mit unserem Compliance-Hinweisgebersystem ein effizientes und effektives Hinweisgebersystem zur Verfügung haben. Unsere Whistleblower-Hotline ermöglicht Ihren Mitarbeitern, Zulieferern oder auch Kunden, uns über mögliche Compliance-Risiken oder Rechtsverstöße in oder aus Ihrem Unternehmen heraus zu unterrichten.
Der Whistleblower kann uns über verschiedene Kommunikationskanäle Informationen übermitteln:
- Telefonisch über eine, sofern gewünscht, speziell für Ihr Unternehmen eingerichtet Telefonnummer (Hotline).
- Schriftlich, mittels eines E-Mails an eine, sofern gewünscht, speziell für Ihr Unternehmen eingerichtete E-Mailadresse.
- Schriftlich, mittels Brief oder Fax.
Sofern es mit Ihrem Unternehmen entsprechend vereinbart worden ist, werden wir, wenn es der Hinweisgeber wünscht, seine Informationen ohne Nennung seines Namens an das Unternehmen weitergeben.
Im Rahmen der Kontaktaufnahme des Whistleblowers legen wir darauf Wert zu erfahren, wer dieser ist und für wen er in welcher Funktion tätig ist. Die Kontaktdaten des Hinweisgebers zu erfassen ist uns ebenfalls wichtig, da es nicht selten Rückfragen im Rahmen der internen Aufklärung des Sachverhaltes gibt, die nur geklärt werden können, wenn uns diese Informationen bekannt sind.
Diese Vorgehensweise hat den weiteren Vorteil, dass verhindert wird, dass anonyme Denunziationen verbreitet werden. In einem weiteren Schritt werden die Informationen validiert, um den dadurch festgestellten Sachverhalt einer juristischen Prüfung zu unterziehen. Kommen wir zu dem Ergebnis, dass u.U. ein Compliance-Verstoß vorliegt oder das ein Compliance-Risiko besteht, informieren wir umgehend Ihren Compliance-Officer über den Sachverhalt und dessen Auswirkung auf die Compliance-Situation Ihres Unternehmens. Die Verfolgung dieses Hinweises im Rahmen einer internen Untersuchung wird von Mitarbeiter des Unternehmens übernommen. Sofern gewünscht, können auch wir diese Analyse übernehmen. Abhängig vom Ergebnis der Analyse, sind gegebenenfalls entsprechende Gegenmaßnahmen zu definieren und umzusetzen.
Nach Abschluss der internen Untersuchung werden wir als Ihr Ombudsmann über das Ergebnis der Analyse informiert. Im Rahmen der datenschutzrechtlich zu beachtenden Regeln, erläutern wir wiederum dem Hinweisgeber den Ausgang der internen Untersuchung. Hinweisgeber können dadurch die Sicherheit haben, dass ihre Informationen ernst genommen und professionell aufgegriffen worden sind.
Whistleblowing nützt daher uns allen, weil Whistleblower Missstände aufdecken, die wichtig für das öffentliche Interesse sind. Aufgedeckte Fehler können somit früh behoben werden. Der Schutz der Whistleblower ist nicht nur für sie wichtig, sondern auch für alle anderen Menschen, da es ohne einen gewährleisteten Schutz Whistleblowing nicht geben würde.
Whistleblower tragen eine große Verantwortung und können daher zur Rechenschaft gezogen werden. An Orten, an denen nicht genügend Transparenz oder Vertuschungsmöglichkeiten bestehen, soll Whistleblowing auch dies ermöglichen.
Whistleblowing ist ein Menschenrecht
Petitionsrecht und Meinungsfreiheit sind Menschenrechte und müssen für jeden Menschen gesichert sein. Whistleblowing selbst basiert auf diesen Rechten und kann ohne ihre Sicherung nicht stattfinden.
Whistleblowing braucht kulturelle Akzeptanz
Der Umgang mit Kritik und Fehlern muss geändert werden. Man darf nicht alle Informationen, die von Autoritäten weitergegeben werden, glauben. Stattdessen muss mehr Wert auf Aufklärung gesetzt werden.
Whistleblowerschutz braucht mehr als Anonymitätssicherung
Zum Whistleblowerschutz gehört auch die Anonymitätssicherung dazu. Jedoch kann diese, wegen der Verbreitung des Skandals, kaum gesichert werden. Der Grundrechtsschutz muss daher auch in Ihrem Unternehmen ein anonymes Whistleblowing erfassen.